Västra Götalands regionen Lilla Bommen

Case

VGR – fra pilot til breddeinnføring av digitale omsorgsbesøk

Del

Visiba Care og Västra Götalandsregionen (VGR) innledet et samarbeid i 2016. Mye har skjedd siden den gang. Vi har snakket med Johan Olsson, prosjektleder for digitale omsorgsmøter i VGR, om hvordan arbeidet har sett ut. Her forteller han mer om hvilke utfordringer de har støtt på, og hvilke tips han har til andre som vil gjennomføre breddeinnføring innen komplekse organisasjoner.

VGR og Visiba Cares felles digitale omsorgsreise

Samarbeidet mellom Visiba Care og VGR ble innledet med Närhälsan i 2016. Først med ungdomsmottaket, som ble lansert i 2017, og deretter med Närhälsans primærhelsetjeneste – Närhälsan Online. Johan Olsson, som tidligere bl.a. har arbeidet med digitale omsorgsrom for Region Västerbotten, ble med i prosjektet i 2018 da anbudet for breddeinnføring ble innledet.

Innledningsvis ble det definert hva et digitalt omsorgsbesøk skulle innebære for akkurat VGR. Johan mener at det er ekstremt viktig å formulere et tydelig målbilde allerede fra starten av. En breddeinnføring påvirker hele organisasjonen, og med det mange forskjellige interessegrupper. Man må se på både hva virksomhetene, personalet og pasientene vil, og forsøke å finne et felles språk der partene møtes.

Vi kom frem til at vår definisjon av digitale omsorgsmøter er at de skal skje på avstand ved hjelp av digitale hjelpemidler. Det skal være en toveiskommunikasjon, men den trenger ikke å skje i sanntid. Den må også holde minst like god kvalitet som et fysisk møte.

Johan forteller videre at prosjektgruppen siden starten har besøkt over 100 virksomheter i regionen for å fortelle om prosjektet og mulighetene med digitale omsorgsbesøk. Det er viktig å forankre både målsetting og forventninger. I dag har alle forvaltninger startet en eller annen form for etableringsprosess i Visiba Cares plattform og befinner seg enten i opplæringsfasen eller har gått live med pasienter.

I dag tilbyr VGR digitale omsorgsmøter via appene Ungdomsmottagning Online VGR, Närhälsan Online og Mitt Vårdmöte. I Mitt Vårdmöte samles regionens spesialistmottak.

Patientapps in Region Västra Götaland

Utfordringer på veien

For VGR har den største utfordringen vært å integrere plattformen i det eksisterende økosystemet. For eksempel mangler mange helsevirksomheter betalingssystemer siden det tidligere ikke var krav til annet enn kortterminaler. I et digitalt miljø må pasienten derimot kunne betale digitalt med betalingsløsninger som Swish (den svenske ekvivalenten til Vipps her i Norge) eller kredittkort. Hvis det da ikke finnes et tilgjengelig system for å håndtere disse betalingene, blir det problematisk. En annen problemstilling VGR ble stilt overfor, var den planlagte overgangen til et nytt helseinformasjonssystem.

Siden vi i dag ikke vet nøyaktig hva det nye helseinformasjonssystemet vil innebære, var det utrolig viktig for oss å velge en fleksibel leverandør og et åpent system som muliggjør integrasjoner.

Flere av de tidligere utfordringene har i dag blitt rutine, ettersom VGR og Visiba Care har arbeidet med prosjektet over lang tid og lært av sine feil. Nå møter man i stedet på andre utfordringer, for eksempel å finne tid til et møte med personalet ute på et mottak. Men det er en positiv ånd som preger virksomhetene, mener Johan Olsson.

Mange er veldig interesserte og klare for å komme i gang. Det gjelder særlig de virksomhetene som har direkte incitamenter for digitaliseringen. For eksempel de som daglig møter utfordringer i og med at pasientene er unge eller må reise langt for å ta seg til det fysiske mottaket.

Mother with child in a virtual consultation

Fremgangen preges av lokale ildsjeler og fleksibilitet

Uten disse ildsjelene som virkelig har engasjert seg i prosjektet, hadde de ikke lyktes på samme måte, sier Johan. Fremgangen er helt personavhengig, og personene som er involvert har vært utrettelige. Man har ikke akseptert et nei, men forsøkt å løfte spørsmålene høyere opp. Det krever utholdenhet, mot og en sterk dedikasjon. Støtten fra Visiba Care og Närhälsan har også vært betydningsfull for arbeidet. At teknikken allerede har blitt testet over en lengre periode i noen av våre virksomheter, har effektivisert arbeidet, forteller Johan.

Närhälsan startet en pilot med Visiba Care i 2016, så da vi startet den brede utrullingen, hadde de allerede hatt 18 000 digitale omsorgsbesøk. Det ga oss mulighet til å spørre hva som fungerte godt, og hva som manglet under igangsettingen. At Visiba Care har vist en høy grad av fleksibilitet og støtte gjennom hele prosessen, har også vært veldig verdifullt.

En annen suksessfaktor i prosjektene har ifølge Johan vært at prosjektgruppen tidlig satte opp et ambassadørprogram. Programmet involverer nøkkelpersoner fra forskjellige forvaltninger. Disse læres opp for deretter å drive arbeidet lokalt som koordinatorer og ambassadører.

Johans 3 tips for å lykkes med breddeinnføring på regionnivå:

1. Sikre de mandater og ressurser som kreves

Å eie mandatet og kunne holde frem er avgjørende for å lykkes med breddeinnføring. I dette tilfellet tok regionledelsen beslutningen om breddeinnføringen, og prosjektteamet fikk lov til å bruke de midler som trengtes for å lykkes. At regionledelsen dessuten gjorde det til et av sine seks prioriterte prosjekter, gjorde at Johan og teamet hans raskt kunne få de ressursene de trengte.

2. Ikke hopp over det innledende grunnarbeidet

Den andre faktoren som gjorde det vellykkede samarbeidet mulig, er det gedigne forarbeidet som lå til grunn for prosjektet. Dette ble innledet allerede et halvår før selve anbudet – blant annet ble kravene formulert sammen med 20 representanter fra forskjellige forvaltninger.

3. Dokumenter fortløpende

Det er en konstant flyt av dokumentasjon innen helsetjenesten, noe man tradisjonelt sett må få unnagjort før resterende arbeid kan fortsette. Hvis det er mulig å utsette dokumentasjonen, er det en fordel. Setter man seg fast i dokumentasjonen, er det vanskelig å arbeide smidig. Da er det bedre å tillate seg selv å ha litt mer fleksibilitet og i stedet utvikle materialet fortløpende gjennom prosjektets gang. Dette bidrar i det store og hele til en smidigere prosess.

Inspirasjon

Relaterte historier