kom igång digital mottagning visiba care

Veiledning

Kom i gang med deres digitale klinikk

5 ting å tenke på før dere går i gang

Introduksjon

Vi har hatt gleden av å følge helseaktører når de har satt i gang sin digitale reise. Erfaringene har gitt oss kunnskap om hva man bør tenke på når man starter digitaliseringen.

I denne guiden kan du lese om:

  • Hva bør man tenke på før man setter i gang?
  • Få med rett personell på laget!
  • Slik lykkes man med teknologien
  • Velg riktig målgruppe
  • Digitale helsetjenester – så mye mer enn bare video

5 tips til hva du bør tenke over før du setter i gang

Å ta i bruk digitale helsetjenester innebærer forandringer og omstillinger som kan kjennes både utfordrende og krevende. Hva trenger man som helsepersonell å gjøre for å komme i gang? Det viktigste er faktisk å våge å teste løsningene og ikke bli motløs om alt ikke fungerer 100 % fra første dag. Ved å tørre å sette i gang og samtidig fokusere på en god analyse, planlegging og struktur, trenger det ikke å bli så vanskelig.

1. Spesifiser hvorfor dere vil arbeide med digitale verktøy

Det første spørsmålet dere bør stille før dere setter i gang med plan­ leggingen av den nye tjenesten, er Hvorfor. Ønsker dere å nå ut til flere pasienter? Ønsker dere å øke tilgjengeligheten? Ønsker dere å gi pasienten økt innflytelse? Hvilket punkt er viktigst? Svaret kommer til å være til stor hjelp i den videre planleggingen.

2. Begynn i liten skala

Ha visjoner, men begynn gjerne i liten skala og test, evaluer, juster og bygg videre. Velg først ut 1–4 områder i virksomheten og noen personer i det valgte området som dere i første omgang skal tilby f.eks. videobesøk.

3. Sett konkrete mål

For å kunne måle utviklingen, må dere sette opp spesifikke mål, for eksempel for antall videokonsultasjonen. Spesifiser hvor mange videokonsultasjoner som skal gjennomføres i løpet av en valgt periode. Dere må også bestemme hva som kreves for at dere skal oppnå målene deres. Trenger dere å informere pasientene som skal få bruke de digitale tjenestene? Hvilen type opplæring er nødvendig? Hvem skal ha ansvar for hva? Det er svært viktig at dere utpeker en person hos dere som har ansvar og myndighet til å organisere arbeidet som har med virksomheten å gjøre.

4. Vær tålmodig

Det tar tid før nye prosesser og arbeidsmåter blir en naturlig del av virksomheten, både for interne brukere og sluttbrukere. Det er likevel viktig å ikke gi opp, men å fortsette arbeidet med den nye teknologien, slik at dere er klare når digital kommunikasjon betraktes som et naturlig alternativ for pasientene.

5. Evaluer

Sett av en halvtime per uke til å evaluere og tenke over erfaringene deres, både positive og negative, i forbindelse med deres digitale klinikk. Det er svært viktig å sette av tid til evaluering av virksomheten og peke på hva som fungerer og hva som ikke fungerer for å videreutvikle initiativet. Det er viktig å være forberedt på at alt kanskje ikke blir akkurat som man hadde tenkt seg i planleggingsfasen, men at dette er del av lærings­ prosessen. Med slike erfaringer kan dere korrigere bruken og jobbe videre i større skala.

Få de riktige personene med på laget!

Fleksible verktøy, god planlegging og klare mål er vel og bra, men det er likevel menneskene som er den viktigste faktoren når dere skal bygge opp et digitalt mottak. Nedenfor ser du en liste over hvilke roller i helseorganisasjonen dere bør fange opp for å drive gjennom forandringen.

1. Prosjektlederen – driver satsingen fremover

Trinn 1 er å utnevne en prosjektleder som setter rammene for hvordan organisasjonen skal arbeide med digitale helsetjenester. Prosjektlederen skal ha overordnet ansvar, arbeide med strategier, mål og planlegging og svare på spørsmål både internt og eksternt. Vedkommende har ansvar for å drive prosjektet fremover og bør ha tett dialog med ledelsen samt myndighet til å fatte beslutninger i viktige spørsmål.

2. Pioneren – inspirerer og engasjerer

Prosjektlederen bør ta en titt i organisasjonen og utnevne utvalgte personer til pionerer – de som ska bli først med å arbeide med digitale helsetjenester. Det kan være leger, sykepleiere, psykologer, psykoterapeuter eller annet helsepersonell som håndterer pasientbesøk i sitt daglige arbeid. Pionerene bør være nysgjerrige, løsningsorienterte og positive til å teste ut nye arbeidsmåter. Videokonsultasjonene håndterer de som oftest selv, men de kan ha stor glede av å dele erfaringer med jevne mellomrom, for eksempel gjennom evalueringsmøter eller nyhetsbrev. De har behov for klare og målbare mål fra prosjektlederen, for eksempel antall gjennomførte videomøter per uke.

Det er svært viktig å inkludere helsepersonellet i et tidlig stadium av endringsarbeidet. Disse personene kommer til å bli ambassadører for utviklingen av digitale tjenester, og ved å lytte til dem, ta til seg deres erfaringer og la dem få mulighet til å påvirke, kommer engasjementet til å øke. Etter hvert kan de også hjelpe prosjektlederen med å motivere og rekruttere flere i organisasjonen til å arbeide med digitale helsetjenester.

3. Henviseren – leder pasientene til riktig instans

For å øke antall digitale konsultasjoner er det viktig å markedsføre alternativet internt i organisasjonen. Spesielt viktig er det å informere helsepersonell som arbeider med å henvise pasienter til riktig møteform. Det kan gjelde sykepleiere som arbeider med informasjonstjenester, men også personell på et helsesenter som tar imot samtaler fra pasienter som vil bestille avtale. Ved å oppmuntre dem til å henvise pasienter til digital kontakt kan denne møteformen raskt få økt popularitet.

4. Den kommunikasjonsansvarlige – sprer budskapet

Den interne markedsføringen er som sagt viktig, men ikke glem den eksterne. Hvis det er pasientene som skal kontakte behandleren, for eksempel ved et drop­-in-­mottak, må de vite at dette alternativet er tilgjengelig. Jobb med en kommunikasjonsansvarlig som kan legge opp en klar kommunikasjonsstrategi for å spre det nye tilbudet og bestemme hvilke plattformer dere bør bruke for de forskjellige målgruppene.

5. IT-teknikeren – støtter og hjelper

Frustrasjon over teknologi som ikke fungerer, kan kreve mye energi, men et samarbeid med IT­a-vdelingen gjør ting enklere. IT skal ikke drive selve prosjektet, men bør være tilgjengelig som støtte og nye muligheter i virksomheten. For alle som bruker de nye verktøyene, er det svært nyttig å ha noen i nærheten som kan være til støtte og hjelpe til med nettverks­ innstillinger, teknisk utstyr og brannmurer.

5 tips for å lykkes med teknologien

Er du usikker på teknologien til det digitale mottaket? Vi forstår. Helsepersonell er vant til å ta seg av mennesker, diagnoser og behandling, men det er ikke alle som er like komfortable med ny teknologi. Men det finnes hjelp å få. Vi har laget en liste med 5 tips som hjelper deg med å bruke den teknologiske utrustningen på best mulig måte.

1. Bruk riktig nettleser

Mange helseorganisasjoner bruker Internet Explorer som standard, men faktum er at denne nettleseren ikke har blitt oppdatert siden 2013, og den mangler støtte for videoformatet WebRTC (Web Real­Time Communications). Vi anbefaler at helsepersonell bruker Google Chrome til sine digitale helsetjenester, dernest anbefaler vi Mozilla Firefox.

For å få enkel tilgang til riktig nettleser, er det lurt å ha en snarvei til Google Chrome på skrivebordet. Ha gjerne webapplikasjonen for videokonsultasjon som startside, eller legg den inn som favoritt for å enkelt kunne åpne verktøyet.

2. Tilpass arbeidsstasjonen

Kamera og skjerm

Bruker du en bærbar datamaskin med innebygd kamera til videomøtene dine? I så fall anbefaler vi at du investerer en billig penge på et stativ som hever datamaskinen, slik at kameraet kommer i øyehøyde. Dette gjør det enklere å få øyekontakt med pasienten.

Hvis du har en stasjonær datamaskin, kan det være en fordel med to skjermer koblet til datamaskinen. Da kan du se på pasientens journal, samtidig som du deltar i videokonsultasjonen. Det er så klart mulig å veksle mellom forskjellige vinduer på samme skjerm, men det kan ta fokus fra selve møtet.

Hodesett og tastaturer

Bruk gjerne hodesett når du gjennomfører videomøter. Dels er det praktisk å ha en enhet for lyd og mikrofon, dels er det ekstra sikkert for pasienten, siden ingen andre kan høre hva som blir sagt i samtalen. Hvis du har flere mikrofoner montert på datamaskinen, for eksempel en til videomøter og en annen til diktat, må du alltid dobbeltsjekke at riktig mikrofon er aktivert før besøket.

Korte ledninger til hodesett og tastatur kan lett bli en kilde til irritasjon. De kan hindre ditt naturlige bevegelsesmønster og kanskje tvinge deg bort fra dataskjermen for å kunne nå tastaturet under videosamtalen. Trådløs sammenkobling eller ekstra lange ledninger løser problemet.

3. Test utstyret med en kollega

Simuler gjerne videokonsultasjonen med kollegene dine før du har faktiske møter med pasientene. Du kan kontrollere hvordan utstyret fungerer, men du kan også få verdifulle tilbakemeldinger om lys, bakgrunn, samtalelyd, bevegelse og annet.

4. Ha en plan B tilgjengelig

Det er dessverre ikke mulig å unngå alle teknologiproblemer. Før eller senere dukker det sannsynligvis opp noen problemer. Men med en Plan B tilgjengelig slipper du å bekymre deg. Hvis du allerede i starten av video­konsultasjonen nevner hva som skjer ved eventuelle tekniske problemer, for eksempel at du ringer opp pasienten eller starter en chat, kan både du og pasienten kjenne dere mer trygge i situasjonen.

5. Bruk sjekklister

Ikke minst er det viktig at du vet hvor du skal henvende deg dersom teknologien svikter. IT-­avdelingen skal hjelpe og støtte deg, men den er kanskje ikke tilgjengelig når du trenger rask hjelp. Forhåpentligvis har de IT-­ansatte vært proaktive og formulert enkle problemstillinger og løsninger i lett tilgjengelige håndbøker, slik at du selv kan løse noen av problemene. Hvis ikke, kan du tipse dem om det.

Velg den riktige målgruppen

Når dere vil begynne å arbeide med digitale helsetjenester, må dere tenke over hvilke målgrupper dere skal målrette. Digitale helsetjenester passer ikke alle og kan heller ikke erstatte alle fysiske møter. Men det kan være et svært bra supplement, spesielt for noen grupper. Vi har listet opp 7 eksempler på områder der digitale helsetjenester tilbys i stadig større utstrekning.

1. Ungdomsklinikker

En økende andel av digitale helsebesøk gjelder ungdomsmottak. Det er flere grunner til dette, men et viktig utgangspunkt er at man møter ungdommene på deres egen arena – den digitale. Noen saker, for eksempel førstegangsforeskrivning av p­piller, krever kontroll med et fysisk besøk, men en stor del av besøkene består av samtaler eller rådgivning med jordmor eller sosialkonsulent. Disse samtalene fungerer bra via video.

2. Hudproblemer

Det kan være vanskelig å avgjøre når det er på tide å oppsøke helse­ personell ved hudproblemer. Kanskje prioriterer man ikke å ta fri fra jobben for å undersøke eksem eller andre plager som ikke er livstruende, selv om de gir stort ubehag. En telefonsamtale er heller ikke optimal, siden det kan være vanskelig å finne riktige ord for å beskrive utslett, sår eller flekker. Med videokonsultasjon tilføres en viktig dimensjon – pasienten kan vise problemområdet. Helseinstansen får da et bedre grunnlag for konsultasjonen eller beslutningen om det er nødvendig med et fysisk besøk.

3. Foreldre og barn

Som nybakte foreldre kan det være bra å slippe å vekke og kle barnet og stresse i vei til helsestasjonen – spesielt om barnet ikke er friskt. Flere helsestasjoner tilbyr i dag videokosuntalsjon som et supplement til de fysiske besøkene som omfatter måling og veiing. Videomøtene tilbyr en kanal for rådgivning og vurdering av sykdommer, der muligheten til å vise frem barnas utslett, f.eks. vannkopper og andre synlige plager, er til stor hjelp. Foreldre kan få trygghet gjennom en tett og effektiv kontakt med helse­ personell, men fremfor alt unngå smittespredning blant småbarna.

4. Psykiske helseproblemer

Stadig flere psykologer og sosialkonsulenter tilbyr sine klienter samtaler via video, og det er ikke rart, siden det egentlig er ganske lite som skiller et fysisk besøk fra et digitalt når samtalen står i fokus. I dag behandles blant annet angst, depresjon og sosial angst ved hjelp av videokonsultasjon. Den økte tilgjengeligheten kan føre til at flere personer søker hjelp, men det finnes også mange fordeler for helseinstansene. I henhold til en studie fra Karolinska Institutet kan minst fire ganger så mange pasienter få hjelp med kognitiv adferdsterapi via Internett sammenlignet med kognitiv adferds­ terapi i annet format.

5. Fysioterapi

En person som har fått en skade eller har vondt i musklene, vil kanskje unngå å bevege seg unødvendig. Da kan det være bra å få hjelp online av en fysioterapeut. Videobesøk fungerer for eksempel bra for oppfølging i rehabiliteringsprogrammer, siden fysioterapeuten kan se på når pasienten utfører forskjellige øvelser og kan løpende bedømme utvikling og behandling. I VGR Fokus forteller pasien­ ten Henrik om rehabilitering via videobesøk.

6. Kostholdsveiledning

Stadig flere ernæringsfysiologer supplerer fysiske besøk med konsultasjon og behandling via video. Pasienter som har startet store kostendringer på grunn av for eksempel irritabel tarm­syndrom, diabetes eller vektbehand­ ling, kan da få tettere kontakt med ernæringsfysiologen for spørsmål og avstemming. Det er også en stor fordel for multisyke eldre og andre perso­ner som kan ha vansker med å bevege seg.

7. Oppfølging

Fysiske helsebesøk må ofte følges opp med samtale i en pågående be­ handling, uansett hvilket område de kategoriseres i. Fysiske besøk er ofte overflødige i disse tilfellene, men telefonsamtaler har mange begrensnin­ger. Oppfølging via video er det perfekte kompromisset.

Til slutt vil vi slå fast at det finnes en rekke områder som passer til digitale helsebesøk – dette er bare noen få eksempler. Dersom man identisfiserer pasienter som ikke kan kobles sammen på grunn av samme lidelse – personer med lang reisevei, eldre som har vansker med å bevege seg eller infek­sjonsfølsomme eller smittebærende pasienter – er mulighetene enda flere.

Digitale helsetjenester – så mye mer enn bare video

Hva tenker du på når du hører ”digitale helsetjenester”? Mange tenker nok først og fremst på videokonsultasjon, noe som kanskje ikke er så rart – de fleste av oss kan forestille seg en situasjon der videokonsultasjon ville vært vara en stor fordel, for eksempel ved sykdom under utenlandsferien.

Men digitale helsetjenester er så mye mer enn video. Dialogen mellom pasient og helsepersonell i et videomøte er egentlig bare én – om enn viktig – del av forholdet mellom partene. Ved å digitalisere flere deler i prosessen kan helsepersonell lettere samle inn og håndtere pasientinformasjonen, men også jobbe mer effektivt med sine egne ressurser. Vi vil her vise 5 eksempler på funksjoner som med fordel kan digitali­seres.

Enklere timebestilling

Når pasienten selv kan booke besøk online, gir det fordeler for både pasi­ent og helsepersonell. Ved å få en oversikt over tilgjengelige tider, kan pasien­ten enkelt velge tiden som passer best. Bookingen kan dessuten gjøres når som helst på døgnet. Men systemet frigjør først og fremst tid og ressurser for helsepersonellet. Reduser administrasjon betyr at helsepersonellet kan bruke mer tid på andre gjøremål, og da først og fremst på pasientene.

Virtuelle venterom for drop-in-besøk

Helsepersonell gir ofte pasienter mulighet til å få rask hjelp via drop-­in. Dessverre går det ikke alltid like raskt – ofte blir drop-­in forbundet med lange ventetider pga. begrensede ressurser. Et virtuelt drop-­in­mottak gir nye muligheter. Personellet er ikke lenger bundet til et geografisk sted, slik at man kan ta i bruk ressurser fra andre enheter for å bemanne mottaket. Det gjør deg be­ tydelig mer fleksibel når det gjelder åpningstider, men også når det gjelder hvilken type helsetjeneste du skal tilby. Du vil kanskje utvide tilbudet siden du kan ta i bruk ressurser fra andre steder? Det går fint å ha flere digitale venterom hvis du vil gjøre ulike typer virksomheter tilgjengelige.

Samle inn pasientdata med smarte skjemaer

Dynamiske skjemaer kan brukes til å samle inn pasientdata før eller etter en videokonsultasjon. I de fleste tilfeller brukes skjemaet før selve besøket, der pasienten bl.a. kan gi informasjon om sine plager og sykdomshistorie. Informasjonen hjelper personellet med å utnevne en helseressurs som har den riktige kompetansen til å ta hånd om pasienten. Helsepersonellet blir dessuten bedre forberedt og får svar på spørsmål som man ellers måtte ha stilt under selve besøket. Ved å formulere sine plager blir også pasienten mer forberedt, noe som resulterer i et mer effektivt møte.

Kommunisere tidsuavhengig med meldinger

Kommunikasjon trenger verken å være avhengig av tid eller sted.  Asynkron kommunikasjon via meldinger fungerer omtrent som en vanlig e­postkommunikasjon, men med sikker autentisering. Funksjonen gjør at pasienten når som helst på døgnet kan skrive en melding til helse­personellet. Ved å slippe å forholde seg til åpningstider, kan det være lettere for pasienter å oppsøke helsetjenester. Helsepersonell kan på sin side få en effektiv kommunikasjonskanal med pasienten, noe som forenkler en presis og regelmessig kontakt.

Samle inn underlag for statistikk

Statistikk legger et viktig grunnlag for virksomhetsanalyse. Hvor mange videomøter er gjennomført i løpet av det siste året? Hva er gjennomsnitts­ tiden for et besøk? Hvordan ser målene ut? Ved å inkludere flere deler i verdikjeden digitalt, vil stadig flere tall som legger grunnlaget for statistikk, automatisk falle på plass, uten manuell behandling. Man kan også få frem tall til å analysere prosesser for ulike pasientgrupper ved å se på resultater og ICD­koder, eller måle hva personell og pasienter synes om ulike verktøy ved hjelp av evalueringsspørsmål.

Det finnes betydelig flere helsetjenester som kan digitaliseres – utviklingen går raskt, for eksempel når det gjelder journalhåndtering, hjemmeoppfølging og AI. Hvordan fremtidens helsetjenester vil se ut, er vanskelig å forutse i detalj, men vi kan være temmelig sikre på at de blir mer og mer digitale. Regjeringens visjon om e-helse, bedriftenes innovasjoner og ikke minst pasientenes forventninger til økt innflytelse over sin egen helse, er noen av drivkreftene bak utviklingen.

Er du klar til å bli med på reisen?

Vil du vite mer?

Kontakt oss på valgfri måte for å snakke om digitalisering på klinikken

Kontakt oss