A healthcare professional in a multi-party video consultation

Guide

Din kompletta guide för trygga videomöten

14 tips för professionella videomöten

Inledning

Är du nybörjare på digitala vårdmöten? I början är det lätt att känna sig osäker inför kameran, men det finns många tips och trick att ta till för att övervinna den känslan. Vi har tagit fram en guide och en checklista med 14 tips för att du ska känna dig lika trygg inför videomötet som vid ett fysiskt besök.

Börja med att avsätta en kort stund för att anpassa din arbetsstation för det digitala mötet och kom ihåg att det – precis som vid ett fysiskt besök – är patienten som står i centrum. Med detta i åtanke och nedanstående tips kommer dina kommande videobesök att gå galant.
Ett axplock av innehållet i guiden:

  • Hur du förbereder din arbetsstation
  • Vad du bör tänka på när det gäller ljus och ljud
  • Hur du skapar en samtalsstruktur
  • Vad du bör göra innan ditt första videomöte
  • Checklista att skriva ut

Trevlig läsning!

 

1. Förbered din arbetsstation

Det är alltid en fördel att vara väl förberedd. Säkerställ att du har allt du behöver på plats före ditt första videomöte, både när det gäller teknik och dokumentation. Se till att du har god uppkoppling och tillgång till patientens journal.

Om patienten har lämnat information om sina besvär före besöket, läs på och ta fram relevanta informationskällor, t.ex. webbsidor, som du kan vilja ha tillgång till eller dela med patienten under besöket.

2. Se till att inte bli störd

Var noga med att informera din omgivning att du inte får bli störd under mötet. Detta gäller både om du är på din mottagning eller om du valt att genomföra mötet från hemmet eller annan ort. Välj ett tyst rum, stäng av din mobil (eller aktivera flygplansläge) och häng gärna upp en skylt på dörren som informerar om att du är upptagen i ett digitalt möte. Har du ingen skylt tillgänglig? Inga problem, vi har skapat en högupplöst skylt som du kan ladda ner här och sedan skriva ut.

3. Investera i ett headset av god kvalitet

Upplevelsen av ett digitalt möte påverkas i hög grad av ljudkvaliteten i mikrofon och hörlurar. Genom att investera i ett bra headset undviker du raspigt ljud, eko och rundgång. Om ljudkvaliteten är dålig kan det påverka hur du agerar framför kameran.

Dålig ljudkvalitet påverkar hur du agerar i mötet.

Det finns även andra fördelar med ett headset. Du har händerna fria för att dokumentera eller förtydliga instruktioner och du kan lättare använda dig av funktioner som t.ex. att chatta, dela skärm eller bilder i mötet. Men kanske viktigast av allt – du skyddar patientens integritet genom att ingen utanför mötet kan höra vad patienten säger.

4. Bra ljus har stor betydelse

Regel nummer ett när det gäller belysning är att undvika ljus bakifrån eftersom detta skapar en mörk profil som gör att patienten har svårt att se dig.

Om det finns ett fönster i rummet eller en stark lampa – se till att placera din arbetsplats och dator på ett sätt som gör att ljuset kommer framifrån eller snett framifrån. Ha gärna ett allmänt ljus som ger en jämn spridning i rummet, antingen ovanför eller snett ovanför och framför dig.

5. Ha en ren och avskalad bakgrund

Tänk på vad som syns i bild utifrån patientens perspektiv. Skapa en lugn bakgrund och ta bort saker som kan distrahera patienten under mötet. Undvik att ha personliga föremål eller fotografier bakom dig. Kom ihåg att om patienten har mobilen i horisontellt läge vid mötet, eller har loggat in via en dator, syns mycket mer av din bakgrund än vad du själv kan se. Därför kan det vara bra att du själv testar att vara patient och låter en kollega sitta på din plats innan du genomför ditt första patientmöte.

6. Tänk på hållningen

När du sitter framför en skärm i ett videomöte kan det kännas naturligt att luta sig framåt mot den man talar med. Dock kan din framåtlutade hållning se lite märklig ut från patientens perspektiv.

En framåtlutad hållning kan se lite märklig ut från patientens perspektiv.

Sitt hellre med rak rygg en bit ifrån kameran så att dina axlar visas i bild – eller testa att stå upp. Då får du naturligt en rakare hållning och stabilare utstrålning. Om skärmen hamnar för lågt, placera några böcker under den så att kameran hamnar i ögonhöjd.

7. Titta in i kameran för ögonkontakt

Ögonkontakt är viktigt för att skapa trygghet, inte minst i ett digitalt möte. Om du tittar på patientens videobild så kommer det att se ut så här för patienten:

För att patienten ska uppleva att du möter blicken behöver du regelbundet titta in i kameran snarare än på patientens bild. Har du svårt att komma ihåg att titta in i kameran kan du sätta dit ett litet märke som drar till sig din blick tills du har vant dig vid situationen.

8. Din skärm är din andra bakgrund

Om plattformen du använder för digitala vårdbesök möjliggör skärmdelning är det viktigt att tänka på vilka filer du har öppna på din dator och vilken skärmbakgrund du har. Se till att ha en lugn och neutral bakgrund och att ditt skrivbord är rensat från konfidentiella filer. Ta gärna bort bokmärkesraden (Ctrl/Cmd+Shift+B), stäng ner webbsidor som du inte behöver under det planerade mötet och stäng av pushnotiser om du har sådana aktiverade på din dator. Tänk också på att patienter ofta ansluter till videomötet via sin mobiltelefon och inte från en dator. För att säkerställa att patienten ser det du vill visa, minska fönstret och centrera det på din skärm.

9. Skapa en samtalsmall

Det kan underlätta att ha en samtalsmall eller struktur för samtalet för att säkerställa att du inte missar något viktigt under mötet. Ett förslag på en struktur skulle kunna vara att t.ex. inleda med en hälsning, kolla att tekniken fungerar (kan du se och höra mig?), berätta vad du redan vet, be patienten beskriva sitt besvär med egna ord, följ upp med frågor, beskriva nästa steg och sedan upprepa kort vad ni kommit fram till under mötet. 

10. Tala tydligt och långsamt

Ibland kan det bli en viss fördröjning när ljud skickas digitalt. Därför är det viktigt att tala tydligt, långsamt och gärna lite högre än vanligt. Det kanske känns konstigt att prata övertydligt, men mottagaren kommer sannolikt att uppfatta dig som professionell och trygg.

11. Ha en plan B om tekniken skulle strula

Oavsett hur bra ett verktyg är kan tekniken strula, så ha gärna några alternativa kontaktkanaler i beredskap. Fungerar inte ljudet? Använd chatten för att informera patienten om att ni kan fortsätta mötet i någon annan kanal. Har patienten problem med tekniken? Ha några lösningar redo att dela för de vanligaste missarna, t.ex. att patienten råkat slå på ”tyst läge” eller har missat att rikta kameran till ”selfie-läge”. Om problemet skulle kvarstå i mer än någon minut kan det vara bäst att fortsätta mötet i en annan form, t.ex. i ett vanligt telefonsamtal.

Om tekniken verkar svaja extra mycket någon dag kan det vara bra att gå igenom alternativa mötesformer med patienten redan från början.

12. Undvik abrubt avslut

När mötet är på väg att avslutas bör du informera patienten om detta på ett tydligt sätt. Sammanfatta det ni pratat om och upprepa gärna nästa steg. Genom att le eller lyfta handen till en kort vinkning visar du patienten att du är redo att lägga på. Låt patienten lämna samtalet först.

13. Dokumentera, och informera

Berätta gärna för patienten om du kommer att ta anteckningar under mötets gång. Då förstår patienten varför du tittar bort emellanåt.

Om du behöver dokumentera under mötet, informera patienten om detta så att hen förstår varför din uppmärksamhet riktas åt annat håll.

14. Övning ger färdighet

Att testa i verkligheten är det som ger färdighet i längden. Öva gärna med kollegor där ni turas om att vara både patient och vårdpersonal för att få en förståelse för hur det ser ut från olika perspektiv. Gå igenom all funktionalitet i verktyget så att du vet var och hur du genomför olika moment. Utvärdera träningstillfället tillsammans och notera vad som gick bra och vad som behöver förbättras. Detta kommer att göra dig tryggare i den verkliga patientkontakten.

Och slutligen – kom ihåg att det kan ta lite tid att landa i den nya mötesformen. Alla har någon gång varit nybörjare och efter att ha övat några gånger kommer du förmodligen känna dig trygg i videosamtalet. Kanske upptäcker du också nya sätt att behandla patienten på, som t.ex. att patientens hemmamiljö kan bli en del av din verktygslåda.

För att du ska ha ovanstående tips nära till hands har vi sammanställt alla punkter i en checklista som du kan skriva ut och sätta upp som en påminnelse vid din arbetsplats.

 

 

Har vi väckt er nyfikenhet?

Vill ni veta mer om Visiba Care eller vill få tips på hur ni kan komma igång att digitalisera er verksamhet?

Kontakta oss