Guide

Kom igång med er digitala mottagning!

5 saker ni bör tänka på innan ni sätter igång

Inledning

Vi har haft privilegiet att följa både stora och små vårdgivare på deras digitala resa. Genom dessa samarbeten har vi samlat många insikter och mycket kunskap om vad man bör tänka på när man vill starta en digital vårdmottagning.

Nu vill vi dela med oss av några tips som vi hoppas kan vara till hjälp för vårdgivare som vill börja arbeta med digital vård.

I denna guide kan du läsa om:

  • Vad bör ni tänka på innan du sätter igång?
  • Få med rätt personer på tåget!
  • Så lyckas ni med tekniken
  • Definiera era målgrupper
  • Digital vård – så mycket mer än bara video

Trevlig läsning!

 

Vad bör ni tänka på innan ni sätter igång?

Digitalisering i sig kommer inte att lösa några problem eller skapa fantastiska resultat. För att kunna uppnå effektivisering krävs nya arbetssätt, förändringar och omställningar som kan kännas både utmanande och påfrestande. Att lägga ett digitalt lager över den nuvarande organisationen är inte lösningen, utan det är viktigt att fundera över vad digitaliseringen faktiskt möjliggör och hur ni bäst kan nyttja dessa möjligheter. Det finns många goda exempel från andra verksamheter att inspireras och lära av.

Så vad behöver man som vårdgivare då göra för att komma igång? Viktigast av allt är att faktiskt våga testa och att inte tappa geisten om allt inte blir 100 % rätt från dag ett. Genom att kombinera mod med tydliga mål, god analys, planering och struktur blir omställningen oftast väldigt mycket enklare.

Specificera varför ni vill arbeta med digital vård

Den första frågan som bör ställas innan ni sätter igång med planeringen är varför ni vill erbjuda digitala vårdmöten. Vill ni nå ut till fler patienter? Vill ni öka tillgängligheten? Vill ni ge patienten ökat inflytande? Vilken punkt är viktigast? Svaren kommer att vara till stor hjälp i er planering. Prata också gärna med andra som genomgått liknande processer och ta del av deras erfarenheter.

Börja i liten skala

Att ha en strategisk plan gällande er digitala omställning är viktigt, framför allt när det gäller val av system eller planering av resurser, men börja gärna i liten skala och testa, utvärdera, justera och bygg vidare. Annars riskerar projektet att växa sig allt för stort, vilket kan hindra er att komma igång. Välj till en början ut 1–4 områden eller patientgrupper inom verksamheten samt ett antal personer inom det utvalda området som inledningsvis ska erbjuda t.ex. videobesök.

Sätt konkreta mål för er satsning

För att kunna mäta utvecklingen behöver ni sätta upp konkreta mål, till exempel angående antal videobesök och patientnöjdhet. Specificera hur många videobesök som ska genomföras inom vilken tidsperiod och vilka betyg ni vill uppnå från patienterna i utvärderingen efter vårdbesöket.

Ni behöver också bestämma vad som krävs för att ni ska uppnå era mål. Hur ska era målgrupper få information om den nya tjänsten? Kanske ni behöver marknadsföra er på ett nytt sätt för att nå ut till de patienter som ska få ta del av digitala vårdbesök? Vilken typ av utbildning behöver personalen? Vem ska ansvara för vad? Det är av högsta vikt att ansvarig hos er har mandat att organisera det verksamhetsnära arbetet och att människorna som berörs i organisationen känner intresse och engagemang för förändringen.

Ha tålamod

Det tar tid innan nya processer och arbetssätt blir självklara delar inom verksamheten, såväl för interna användare som slutanvändare. Det är dock viktigt att inte ge upp. Fortsätt att arbeta med den nya tekniken, så att ni inte tappar fart. Omvärlden rör sig snabbt framåt och idag förväntar sig många människor att kunna kontakta vården digitalt.

Utvärdera

Avsätt en tid varje vecka till att utvärdera och reflektera över både positiva och negativa erfarenheter av er digitala mottagning. Ställ till exempel följande frågor:

  • Hur många digitala vårdbesök har vi genomfört denna vecka?
  • Vilka erfarenheter har vi fått av att genomföra dessa?
  • Vad kan vi göra för att genomföra fler möten digitalt?
  • Hur upplevde patienten mötet?

Att avsätta tid för utvärdering av verksamheten och att konkret specificera vad som fungerar och inte är av stor betydelse för att vidareutveckla initiativet. Det är viktigt att vara beredd på att allt kanske inte blir exakt som man har tänkt sig i planeringsfasen, men att detta inte är hela världen utan snarare en del i läroprocessen. Och med dessa erfarenheter i bagaget kan ni korrigera och jobba vidare i allt större skala.

 

Få med rätt personer på tåget!

Smidiga verktyg, bra planering och tydliga mål i all ära, det är ändå människorna som är den viktigaste faktorn när ni ska bygga upp en digital mottagning. Nedan listar vi vilka roller inom vårdorganisationen ni bör fånga upp för att driva igenom förändringen.

Projektledaren – driver satsningen framåt

Första steget är att utse en projektledare som sätter ramverket kring hur organisationen ska arbeta med digital vård. Projektledaren ska ha övergripande koll, arbeta med strategier, mål och planering och svara på frågor både internt och externt. Hen ansvarar för att driva projektet framåt och bör ha tät dialog med ledningen samt mandat att fatta beslut i viktiga frågor.

Pionjären – inspirerar och engagerar

Projektledaren bör se sig om inom organisationen och utse ett antal personer till pionjärer – de som ska bli först med att arbeta med digitala vårdbesök. De kan vara läkare, sjuksköterskor, psykologer, psykoterapeuter eller annan vårdpersonal som hanterar patientbesök i sitt dagliga arbete. Pionjärerna bör vara nyfikna, lösningsorienterade och positiva till att testa nya sätt att arbeta. De digitala kontakterna hanterar de oftast själva, men de kan ha stor glädje av att dela erfarenheter med jämna mellanrum genom utvärderingsmöten eller nyhetsbrev. De behöver få tydliga och mätbara mål från projektledaren att arbeta gentemot, t.ex. antal genomförda digitala vårdbesök per vecka.

Det är av stor vikt att inkludera vårdpersonalen i ett tidigt skede i förändringsarbetet. Dessa personer kommer att bli ambassadörer för utvecklingen av digitala vårdärenden, och genom att lyssna på dem, ta del av deras erfarenheter och låta dem få möjlighet att påverka kommer engagemanget att öka. Så småningom kan de hjälpa projektledaren med att motivera andra och rekrytera fler resurser till att arbeta med digital vård inom organisationen.

Hänvisaren – leder patienterna rätt

För att öka antalet digitala vårdbesök är det viktigt att marknadsföra alternativet internt, inom organisationen. Särskilt viktigt är det att informera vårdpersonal som arbetar med att hänvisa patienter till rätt vårdgivare. Det kan gälla sjuksköterskor som arbetar på 1177 Vårdguiden, men även personal på en vårdcentral som tar emot inkommande samtal från en patient som vill boka besök. Genom att uppmuntra dem till att hänvisa patienter till digitala vårdbesök kan mötesformen snabbt få ökad spridning.

Kommunikatören – sprider budskapet

Den interna marknadsföringen är som sagt viktig, men glöm inte bort den externa. Om det är patienterna som ska kontakta vårdgivaren t.ex. via en drop-in-mottagning måste de veta att detta alternativ finns. Involvera er kommunikationsavdelning i ett tidigt skede och avsätt budget för genomförandet av er kommunikationsstrategi för att nå ut med ert nya erbjudande och bestämma vilka plattformar ni bör använda för olika målgrupper.

IT-teknikern – stöttar och hjälper

Frustration över teknik som inte fungerar kan ta mycket energi, men ett nära samarbete med IT-avdelningen underlättar tillvaron. IT ska inte driva själva projektet, men bör finnas där som verksamhetsstöd och möjliggörare. Att ha någon nära till hands som kan stötta och hjälpa till med nätverksinställningar, teknisk utrustning och brandväggar är av stort värde för dem som arbetar med de nya verktygen.

Så lyckas du med tekniken

Känner du dig osäker på tekniken på er digitala mottagning? Vi förstår. Vårdpersonal kan människor, diagnoser och behandling, däremot känner inte alla sig lika bekväma med ny teknik. Men det finns hjälp att få. Vi har samlat några tips som hjälper dig att använda den tekniska utrustningen på bästa sätt.

Använd rätt webbläsare

Många vårdorganisationer använder Internet Explorer som standard, men faktum är att denna webbläsare inte har uppdaterats sedan 2013 och saknar stöd för videoformatet WebRTC (Web Real-Time Communications). Vi rekommenderar vårdgivare att använda webbläsare som kontinuerligt uppdateras och är kompatibla med den valda tekniken för vårdbesök.

För att enkelt få tillgång till rätt webbläsare är det bra att ha en genväg till Google Chrome på skrivbordet. Ha gärna webbapplikationen för videobesök som startsida eller lägg in den som favorit för att enkelt kunna gå in i verktyget.

Anpassa arbetsstationen

Kamera & skärm

Använder du en laptop med inbyggd kamera för dina videobesök? I så fall rekommenderar vi att du investerar en billig peng på en ställning som höjer upp datorn så att kameran kommer i ögonhöjd. Det gör det lättare att få ögonkontakt med patienten.

Om du har en stationär dator kan det vara en fördel om du har två skärmar kopplade till datorn. Då har du tillgång till patientens journal samtidigt som du deltar i videobesöket. Det går givetvis att växla mellan olika fönster på en skärm, men det kan ta fokus från själva mötet.

Headset & tangentbord

Använd headset när du har videobesök. Dels är det praktiskt att bara ha en enhet för ljud och mikrofon, dels är det extra patientsäkert då ingen annan kan råka höra vad som sägs i samtalet. Om du har flera mikrofoner installerade på datorn, till exempel en för videomöten och en annan för diktering, dubbelkolla alltid att rätt mikrofon är aktiverad före besöket.

Korta sladdar till headset och tangentbord kan lätt bli en källa till irritation. De kan hindra ditt naturliga rörelsemönster och kanske tvinga dig bort från bildskärmen för att nå tangentbordet under videosamtalet. Sladdlöst eller extra långa sladdar löser problemet.

Testa internt innan ditt första videobesök

Simulera gärna videobesök med dina kollegor innan du har skarpa möten med patienter. Dels kan du kontrollera hur utrustningen fungerar, men du kan även få värdefull feedback på ljus, bakgrund, samtalston, rörelser och annat.

Ha en Plan B i beredskap

Det går tyvärr inte att planera bort allt teknikstrul – förr eller senare kommer sannolikt något att inträffa. Men med en Plan B i beredskap slipper du paniken. Om du redan i början av videobesöket nämner vad som händer vid eventuella tekniska problem, t.ex. att du ringer upp patienten eller startar en chatt, kan både du och patienten känna er mer trygga i situationen.

Använd lathundar

Slutligen är det viktigt att du vet vart du ska vända dig om tekniken havererar. IT-avdelningen ska hjälpa och stötta, men är kanske inte tillgänglig när du behöver snabb hjälp. Förhoppningsvis har IT-personalen varit proaktiv och formulerat enklare problem och lösningar i lättillgängliga manualer så att du kan lösa det mesta själv. Om inte, tipsa dem gärna.

Definiera era målgrupper

När ni vill börja arbeta med digitala vårdbesök behöver ni fundera över vilka målgrupper ni ska rikta er mot. Digital vård kan inte ersätta alla fysiska besök. Det kan däremot vara ett väldigt bra komplement och lämpar sig väl för vissa typer av vårdmöten, som t.ex. uppföljningssamtal eller förberedande samtal inför t ex en operation. Vi har listat några exempel på områden där digitala vårdbesök erbjuds i allt större utsträckning.

Ungdomsmottagningar

En växande verksamhet för digitala vårdbesök är ungdomsmottagningar. Det finns flera skäl till detta, men en viktig utgångspunkt är att man möter ungdomarna på deras egen arena – den digitala. Dessutom blir det enklare att nå ut till fler unga, dels de som bor i glesbygden, men även de som tvekar att besöka en fysisk mottagning av rädsla att träffa på klasskompisar eller andra bekanta i väntrummet. Vissa ärenden, t.ex. förstagångsförskrivning av p-piller, kräver kontroller i ett fysiskt besök, men en stor del av besöken består av samtal och rådgivning med barnmorska eller kurator. Dessa samtal fungerar utmärkt via video.

Hudbesvär

Det kan vara svårt att avgöra när det är dags att söka vård för hudbesvär. Kanske prioriterar man inte att ta ledigt från jobbet för att undersöka eksem eller andra åkommor som inte är livshotande, även om de orsakar stort obehag. Telefonsamtal är inte heller ultimat, då det kan vara svårt att hitta rätt ord för att beskriva utslag, sår eller fläckar. Med videobesök tillförs en viktig dimension – patienten kan visa upp sitt problemområde. Vårdgivaren får då ett bättre underlag för konsultation eller beslut om huruvida ett fysiskt besök är nödvändigt eller inte.

Föräldrar och barn

Som nybliven förälder kan det vara skönt att slippa väcka och klä på sin bebis för att stressa iväg till BVC – särskilt om barnet inte är friskt. Flera barnavårdscentraler erbjuder idag videobesök som ett komplement till de fysiska besök som innefattar mätning och vägning. Videobesöken erbjuder en kanal för rådgivning och bedömning av sjukdomar, där möjligheten att visa upp barnets utslag, t.ex. vattkoppor, och andra synliga besvär är till stor hjälp. Föräldrar kan känna trygghet genom en tät och effektiv kontakt med vården, men framför allt undviks smittspridning bland småttingarna.

Psykisk ohälsa

Allt fler psykologer och kuratorer erbjuder sina klienter samtal via video, och det är inte så konstigt – det är egentligen ganska lite som skiljer ett fysiskt besök från ett digitalt när samtalet står i fokus. Idag behandlas bl.a. ångest, depression och social fobi med hjälp av videobesök. Den ökade tillgängligheten kan leda till att fler personer orkar söka hjälp, men det finns även en mängd fördelar bland vårdgivare. Enligt en studie från Karolinska Institutet kan minst fyra gånger fler patienter få hjälp med internet-KBT jämfört med KBT i annat format.

Fysioterapi

En person som har råkat ut för en skada eller av andra orsaker har begränsad rörelseförmåga kanske vill undvika att förflytta sig i onödan. Då kan det vara skönt få hjälp online av en fysioterapeut, eller sjukgymnast som det tidigare kallades. Videobesök fungerar bra för t.ex. pre- och postoperativ information eller för uppföljning av rehabiliteringsprogram, då fysioterapeuten kan se på när patienten utför olika övningar och löpande bedöma utveckling och behandling.

Nutritionsbehandling

Allt fler dietistverksamheter kompletterar fysiska besök med konsultation och behandling via video. Patienter som har påbörjat större koständringar på grund av t.ex. IBS, diabetes eller viktbehandling kan då få en tätare kontakt med sin dietist för frågor och avstämning. Dessutom är det en stor fördel för multisjuka äldre och andra personer som kan ha svårt att förflytta sig.

Uppföljning

Fysiska vårdbesök behöver ofta följas upp med samtal i en pågående behandling, oavsett vilket område de kategoriseras in i. Fysiska besök är ofta överflödiga i dessa fall, men telefonsamtal har många begränsningar. Uppföljning via video är den perfekta kompromissen.

Slutligen vill vi poängtera att det finns en mängd områden som passar för digitala vårdbesök – detta är endast ett axplock. Och om man dessutom riktar sig till individer som inte kopplas samman med ett specifikt besvär – personer med lång resväg, äldre som har svårt att röra sig, infektionskänsliga eller smittbärande patienter – är möjligheterna ännu fler.

Digital vård – så mycket mer än bara video

Vad tänker du på när du hör ”digital vård”? Många tänker nog i första hand på videobesök, vilket kanske inte är så konstigt – de flesta människor kan föreställa sig i en situation där videobesök skulle vara en stor fördel, till exempel vid sjukdom på utlandssemestern.

Men digital vård är så mycket mer än video. Dialogen mellan patient och vårdgivare i ett videobesök är egentligen bara en – om än en viktig – del i ett vårdärende. Genom att digitalisera fler delar i flödet kan vårdgivare lättare samla och hantera patientinformation, men även arbeta mer effektivt med sina egna resurser. Väljer ni ett system som har stöd för flerpartssamtal utökas möjligheterna för det digitala vårdmötet. I vissa möten vill man kanske konsultera en specialist eller bjuda in en tolk eller anhörig till samtalet. Fördelen med det digitala mötet är att alla deltagare kan delta oavsett i var de befinner sig geografiskt.

Vi har listat 5 exempel på funktioner som med fördel kan digitaliseras.

Smidigare tidsbokning

Att låta den vårdsökande själv boka besök online innebär fördelar för såväl patient som vårdpersonal. Genom att få en överblick över tillgängliga tider kan patienten smidigt välja den tid som passar bäst, dessutom kan bokningen genomföras när som helst på dygnet. Men framför allt frigör systemet resurser och tid för vårdpersonalen eftersom en del av arbetet lämnas över till den vårdsökande. Minskad administration innebär att vårdpersonalen kan ägna mer tid åt andra sysslor och framför allt – åt patienterna.

Virtuella väntrum för drop-in-besök

Många vårdgivare ger patienter möjlighet att söka snabb hjälp via drop-in. Tyvärr går det dock inte alltid så snabbt – inte sällan förknippas drop-in med långa väntetider pga. begränsade resurser. En virtuell drop-in-mottagning ger nya möjligheter. Personalen är inte längre bunden till en geografisk plats, utan du kan ta hjälp av resurser från andra enheter för att bemanna mottagningen. Det gör dig betydligt mer flexibel när det gäller öppettider, men även när det gäller vilken typ av vård du ska erbjuda. Kanske vill du utöka utbudet eftersom du kan ta hjälp av resurser från andra platser? Det går bra att ha flera digitala väntrum om du vill tillgängliggöra olika typer av verksamheter.

Samla in patientdata med smarta formulär

Dynamiska formulär kan användas för att samla in hälsoinformation före eller efter ett videobesök. I de flesta fall används formulären före själva besöket, då patienten bl.a. kan fylla i information om sina besvär och sin sjukdomshistoria. Informationen hjälper personalen att utse en vårdresurs som har rätt kompetens för att ta hand om patienten. Dessutom blir vårdpersonalen bättre förberedd och får svar på frågor som annars hade behövt ställas under själva besöket. Även patienten blir mer redo genom att ha formulerat sina besvär, vilket leder till ett mer effektivt möte.

Kommunicera tidsoberoende med meddelanden

Kommunikation kan inte bara vara platsoberoende, utan även tidsoberoende. Asynkron kommunikation via meddelanden fungerar ungefär som en vanlig mejl-konversation men med säker autentisering. Funktionen gör det möjligt för patienten att när som helst under dygnet skriva ett meddelande till sin vårdgivare. Genom att slippa förhålla sig till öppettider kan det vara lättare för patienter att söka vård. Vårdgivaren kan i sin tur få en effektiv kommunikationskanal med patienten, vilket underlättar koncis och regelbunden kontakt under behandlingen. Dessutom får vårdgivaren möjlighet att skicka frågeformulär, provsvar eller annan medicinsk information till patienten.

Samla underlag för statistik

Statistik är en viktig grund för verksamhetsanalys. Hur många videobesök har genomförts under det senaste året? Vad är genomsnittstiden för ett besök? Hur ser våra mål ut? Genom att inkludera flera delar i vårdkedjan digitalt kommer allt fler siffror som är underlag för statistik att hamna på plats automatiskt, utan manuell handpåläggning. Det går även att ta fram siffror för att analysera flöden för olika patientgrupper genom att se utfall och ICD-koder, eller mäta vad personal och patienter tycker om olika verktyg med hjälp av utvärderingsfrågor.

Det finns betydligt fler delar av vården som kan digitaliseras – utvecklingen går snabbt framåt till exempel när det gäller journalhantering, hemmonitorering och AI. Hur framtidens vård kommer att se ut är svårt att förutse i detalj, men vi kan känna oss tämligen säkra på att vården blir alltmer digital. Regeringens vision om e-hälsa, företagens innovationer och inte minst patienternas förväntningar på ökat inflytande över sin hälsa är några av de incitament som driver på utvecklingen.

 

Är du redo att hänga med på resan?

 

Har vi väckt er nyfikenhet?

Vill ni veta mer om Visiba Care eller vill få tips på hur ni kan komma igång att digitalisera er verksamhet?

Kontakta oss