Västra Götalands regionen Lilla Bommen

Asiakaskertomus

VGR – pilotista digitaalisten hoitokäyntien laajaan käyttöönottoon

Jaa

Visiba Care ja Västra Götalandsregionen (VGR) aloittivat yhteistyön vuonna 2016, minkä jälkeen on tapahtunut paljon. Keskustelimme VGR:n digitaalisten hoitotapaamisten projektipäällikön Johan Olssonin kanssa siitä, miten työ on sujunut. Hän kertoo kohdatuista haasteista ja antaa vinkkinsä muille, jotka haluavat suorittaa laajan käyttöönoton monimutkaisissa organisaatioissa.

VGR:n ja Visiba Caren yhteinen digitaalinen hoitomatka

Visiba Caren ja VGR:n yhteistyö aloitettiin Närhälsanista vuonna 2016. Ensimmäinen kohde oli nuorisovastaanotto, joka käynnistettiin vuonna 2017, minkä jälkeen vuorossa oli Närhälsanin perusterveydenhuolto Närhälsan Online. Johan Olsson, joka on aiemmin työskennellyt muun muassa digitaalisten hoitohuoneiden parissa Västerbottenin alueella, tuli mukaan projektiin vuonna 2018, kun laajan käyttöönoton hankintaprojekti alkoi.

Aluksi määriteltiin, mitä digitaalinen hoitokäynti tarkoittaisi nimenomaan VGR:ssä. Johan Olssonin mukaan on erittäin tärkeää määritellä selvä tavoite heti alusta lähtien. Laaja käyttöönotto vaikuttaa koko organisaatioon ja sen myötä moniin eri sidosryhmiin. On selvitettävä, mitä eri toiminnot, henkilökunta ja potilaat haluavat, ja yritettävä löytää osapuolille yhteinen kohtaamistapa.

Meidän määritelmän mukaan digitaaliset hoitotapaamiset tapahtuvat etänä digitaalisten apuvälineiden avulla. Kyse on kaksisuuntaisesta viestinnästä, jonka ei kuitenkaan tarvitse tapahtua reaaliajassa. Digitaalisten tapaamisten on myös oltava vähintään yhtä laadukkaita kuin fyysisten tapaamisten.

Johan Olsson kertoo, että projektiryhmä on aloituksen jälkeen vieraillut alueella yli sadassa toimintayksikössä kertomassa projektista ja digitaalisen hoidon mahdollisuuksista. On tärkeää määritellä sekä tavoitteet että odotukset. Tällä hetkellä kaikissa hallinnoissa on aloitettu jonkinlainen liittymisprosessi Visiba Caren alustaan ja edetty joko koulutusvaiheeseen tai potilaiden vastaanottamiseen.

Nykyisin VGR:llä on digitaalisia hoitotapaamisia varten sovellukset Ungdomsmottagning Online VGR, Närhälsan Online ja Mitt Vårdmöte. Mitt Vårdmöte -sovellukseen on koottu alueen erikoisvastaanotot.

Patientapps in Region Västra Götaland

Haasteita matkan varrella

VGR:lle suurin haaste on ollut alustan integrointi nykyiseen ekosysteemiin. Esimerkiksi monista hoitotoiminnoista puuttuu maksujärjestelmä, sillä aiemmin on vaadittu vain kortinlukija. Digitaalisessa ympäristössä potilaan on sen sijaan pystyttävä maksamaan digitaalisesti maksuratkaisuilla, kuten Swishilla tai luottokortilla. Kun näiden maksujen käsittelyyn ei ole olemassa järjestelmää, tulee vaikeuksia. Toinen VGR:n kohtaama ongelma liittyi suunniteltuun siirtymiseen uuteen hoitotietojärjestelmään.

Koska emme tällä hetkellä tiedä tarkalleen, mitä uusi hoitotietojärjestelmä pitää sisällään, oli erittäin tärkeä valita joustava toimittaja ja avoin järjestelmä, joka mahdollistaa integraatiot.

Monet aiemmat haasteet on saatu muutettua käytännöiksi, kun VGR ja Visiba Care ovat työskennelleet projektin parissa pitkään ja oppineet virheistä. Nyt haasteena on lähinnä löytää aikaa tavata henkilöstöä eri vastaanotoilla. Mutta mukana ollaan myönteisessä hengessä, Johan Olsson sanoo.

Monet ovat hyvin kiinnostuneita ja innoissaan päästessään aloittamaan. Tämä koskee erityisesti niitä toimintoja, joilla on suoria kannustimia digitalisaatioon, esimerkiksi päivittäisiä haasteita sen takia, että potilaat ovat nuoria tai että potilaiden täytyy matkustaa pitkä matka päästäkseen fyysiselle vastaanotolle.

Mother with child in a virtual consultation

Menestyksen taustalla ovat innokkuus ja joustavuus

Tämä ei olisi onnistunut samalla tavalla ilman niitä paikallisia innokkaita, jotka todella ovat omistautuneet projektille, Johan Olsson toteaa. Menestys on täysin kiinni henkilöistä, ja mukana olevat henkilöt ovat olleet väsymättömiä. Sanaa ”ei” ei ole hyväksytty, vaan asiat on yritetty viedä korkeammalle tasolle. Se vaatii sitkeyttä, rohkeutta ja vahvaa omistautumista. Myös Visiba Caren ja Närhälsanin tuki on ollut työlle tärkeää. Työtä on tehostanut se, että teknologiaa on jo testattu pidempään muutamissa toiminnoissamme, Johan Olsson kertoo.

Närhälsan aloitti pilottiprojektin Visiba Caren kanssa vuonna 2016, joten kun me aloitimme laajan käyttöönoton, heillä oli jo ollut 18 000 digitaalista hoitotapaamista. Se tarjosi meille mahdollisuuden kysyä, mikä on toiminut hyvin ja mitä ei ole huomattu käynnistyksen aikana. Sekin on ollut erittäin arvokasta, että Visiba Care on ollut hyvin joustava ja tukenut koko prosessin ajan.

Johanin mukaan toinen menestystekijä projekteissa on ollut se, että projektiryhmä käynnisti varhaisessa vaiheessa lähettiläsohjelman. Ohjelmassa on mukana eri hallintojen keskeisiä henkilöitä, jotka koulutetaan johtamaan työtä paikallisesti koordinaattoreina ja lähettiläinä.

Johan Olssonin kolme vinkkiä onnistuneeseen laajaan käyttöönottoon:

1. Valtuuksien saaminen ja resurssien varmistaminen

Valtuudet ja mahdollisuudet toimia ovat ratkaisevan tärkeitä laajan käyttöönoton onnistumisessa. Tässä tapauksessa aluehallitus teki päätöksen laajasta käyttöönotosta, ja projektiryhmä sai luvan käyttää onnistumisessa tarvittavia keinoja. Aluehallitus otti projektin yhdeksi kuudesta priorisoidusta hankkeestaan, minkä ansiosta Johan ja hänen tiiminsä saivat nopeasti tarvitsemansa resurssit.

2. Valmistelevien pohjatöiden merkitys

Toinen onnistuneen yhteistyön mahdollistanut tekijä on projektin perustana oleva huolellinen ennakkovalmistelu. Se aloitettiin kuusi kuukautta ennen varsinaista hankintaa – muun muassa vaatimukset laadittiin yhdessä eri hallintojen 20 edustajan kanssa.

3. Jatkuva dokumentointi

Terveydenhuollossa dokumentointi on jatkuvaa, ja perinteisesti ajatellaan, että se on tehtävä ennen kuin jäljellä olevaa työtä voidaan jatkaa. Jos dokumentointia voidaan siirtää myöhemmäksi, siitä on etua. Jos dokumentaatioon jäädään jumiin, on vaikea työskennellä ketterästi. Silloin on parempi antaa itselle hieman enemmän joustoa ja sen sijaan tuottaa materiaalia jatkuvasti projektin aikana. Tämä edistää koko prosessin sujuvuutta.

Inspiraatio

Asiaan liittyvät tapaukset