Att öka tillgängligheten för patienterna och sänka belastningen på miljön var två centrala målsättningar när Folktandvården i Region Örebro Län valde att öppna en digital tandvårdsmottagning i regionens app. Som pionjärer på digital tandvård inom Folktandvården, fanns det få eller inga riktlinjer kring hur en sådan verksamhet skulle bedrivas. Men tack vare en engagerad styrgrupp med starkt intresse för digitaliseringens möjligheter kunde verksamheten starta upp i slutet av april 2020.
Vi intervjuade Therese Svanbäck, tandhygienist och projektledare, för att få en djupare insikt i vad det innebär att erbjuda digital tandvård, hur de lyckas få patienterna att hitta till den digitala mottagningen och vilken utvecklingspotential de ser framåt.
Ökad tillgänglighet och minskad miljöpåverkan
Folktandvården i Örebro var tidiga med att hoppa på regionens satsning inom digital vård, mycket tack vare en engagerad styrgrupp. De ville helt enkelt bidra till regionens mål att bli världsbäst på att använda digitala lösningar till år 2025. Att integrera Folktandvårdens digitala erbjudande i regionens app var inte självklart från början, men snart insåg de värdet med att patienterna kan nå regionens hela vårderbjudande, inklusive Folktandvården, via samma centrala ingång istället för att ladda hem en ny app.
Vårt primära mål är ju framför allt att underlätta för patienter att komma i kontakt med Folktandvården. Eftersom många redan har regionens app Digital Mottagning installerad känns det rimligt att de även kan hitta till oss där. Vi ser också andra fördelar, som t.ex. utökade möjligheter till mer samverkan över enhets- och professionsgränser framåt, säger Therese Svanbäck.
Digitala möten innebär ökad tillgänglighet, men minskar även andelen onödiga resor till Folktandvården, något som rimmar väl med regionens mål att minska koldioxidutsläpp och därmed belastning på miljön.
Många ärenden kan hanteras digitalt
Så vilka typer av ärenden hanteras idag digitalt inom Folktandvården i Örebro? Det kan vara allt från rådgivning kring olika behandlingsformer till uppföljningssamtal efter ett större ingrepp eller beteendeterapeutiska samtal t.ex. kring karies.
Vår länsgemensamma jourklinik var tidigt på och såg fördelar med den digitala mötesformen. De tar ofta emot patienter som saknar en stabil tandvårdskontakt och många gånger handlar det om ärenden som faktiskt går att lösa bra på distans, som t.ex. rådgivning eller en första bedömning inför en behandlingsplan. De har nu utökat sina rekommendationer till patienten vilket innebär information om möjligheten att vända sig till Digital Mottagning eller att begära ett videobesök, säger Therese.
I regionens app Digital Mottagning kan de vårdsökande själva boka tid för videobesök hos Folktandvården. När det gäller digitala återbesök sker dessa också i huvudsak via video. Även två av regionens specialistmottagningar erbjuder digitala återbesök till patienter som befinner sig i längre behandlingar och behöver komma i kontakt med mottagningen om t.ex. en tandställning går sönder eller om patienten känner oro över något.
Positivt gensvar från patienterna
Även om vissa patienter är skeptiska till att mötas digitalt är det många som uppskattar möjligheten, framför allt de som söker sig till Folktandvården via Digital Mottagning och som redan har viss vana av digitala besök. Majoriteten av de som använt tjänsten är väldigt positiva, både när det gäller teknik och vårdkvalitet. För digitala återbesök har det varit lite svårare att övertyga patienterna, men Therese tror att det kan ha att göra med hur verksamheterna presenterar alternativet.
Jag tror att många fortfarande upplever det som lite läskigt att mötas via video. Detta behöver man komma över. De som vågar ta steget är ofta extremt nöjda och tacksamma över hur smidigt det fungerar.
Informationsspridning och kunskapsutbyte bland personalen
Den största utmaningen enligt Therese har framför allt varit få med alla klinker på tåget. Att tekniken fanns på plats och redan använts av många andra enheter inom regionen var ingen självklar framgångsfaktor. Det tar tid att dra nya vägar och skapa nya banor, menar hon.
Att få verksamheterna och personalen engagerade har visat sig vara ett kontinuerligt arbete. Vissa har varit väldigt positiva medan andra har varit lite mer skeptiska. Vi behöver fortsätta jobba med informationsspridning och pepp inåt i organisationen. Det handlar ju om att förändra människors sätt att utföra sitt arbete, att tänka i nya banor, sätta nya rutiner – detta är nödvändigt för att digitala arbetssätt ska bli en naturlig del av verksamheten.
För att sprida kunskapen internt har de satt upp ett digitalt arbetsrum där de som arbetar i den digitala mottagningen har tillgång till informationsmaterial och dokumentation. Här finns även ett diskussionsforum. Inledningsvis gick många frågor direkt till Therese, men när nu fler börjar anamma det nya arbetssättet är det viktigt att information och kunskap kan delas direkt mellan användarna. Detta har inneburit en trygghet för personalen och idag är de flesta som jobbar digitalt väldigt positiva, både när det gäller tekniken och det nya sättet att möta patienterna.
Idag kan patienter enbart boka tid hos en tandläkare på den digitala mottagningen. I framtiden tror Therese att patienten, beroende på sökorsak, kan hamna hos både tandläkare, tandhygienister och tandsköterskor. När det gäller digitala återbesök hålls vårdbesök med samtliga yrkeskategorier. De som möter sina patienter i digitala vårdbesök arbetar på sin vanliga arbetsplats, så att riktlinjer och arbetssätt etableras. Så småningom kan det dock bli aktuellt att diskutera möjligheten att arbeta hemifrån.
Ser positiva möjligheter med flerpartssamtal framåt
Just nu pågår arbetet med att förfina dagens processer, men längs vägen dyker det också hela tiden upp tankar och idéer kring hur man kan utveckla erbjudandet. Det handlar t.ex. om möjligheten att samordna olika professioner eller olika enheter på ett bättre och mer effektivt sätt.
Vi har precis startat upp ett projekt tillsammans med hälso- och sjukvården där vi ser över möjligheten att använda flerpartsfunktionen i Visiba Care. Vi kikar bland annat på möjligheten att involvera tolkar på ett enklare sätt, och se hur vi kan få till en bättre samordning mellan patienten, allmäntandvården och specialisttandvården. Sedan händer det ju att vi stöter på patienter där det finns ett behov att stämma av med patientens läkare inför en eventuell behandling. Det hade ju varit väldigt smidigt om man då kunde samordna ett möte digitalt.
Folktandvården arbetar även med utåtriktad verksamhet inom regionen, t.ex. på boenden eller på BVC. Här ser Therese stora fördelar med möjligheten att koppla upp sig direkt mot en tandläkare för rådgivning om det skulle uppstå frågor.
Tre nycklar till framgång enligt Therese
- Stödet i styrgruppen och ett nära samarbete med kunniga kollegor från olika områden i verksamheten har varit avgörande för framgången. Att ha ledningen med sig och t.ex. kunna ha direktkommunikation med IT, kommunikation och Folktandvårdens kundservice har varit oerhört värdefullt.
- Avsätt tid och resurser innan uppstart, så att man hinner arbeta fram vissa rutiner och samla svar på frågor som troligen kommer dyka upp. Allt tar mycket längre tid än man tror. Det är viktigt att våga komma igång och testa.
- Glöm inte den externa kommunikationen så att allmänheten blir medveten om att denna typ av mötesform erbjuds. Vi skickade ut pressmeddelanden, vilket gav oss medial uppmärksamhet som hjälpte oss att nå ut till patienterna. Dessutom satsade vi på reklam i sociala medier, lade upp information om verksamheterna på TV-skärmar på mottagningarna och uppmuntrade personalen att sprida budskapet.
