Visiba Triage hjälper vårdcentralen att hantera 20-25 % fler kontakter

Med hjälp av Visiba har Forsåker Vårdcentral och BVC i Mölndal på kort tid lyckats effektivisera sin verksamhet. Dels genom att låta patienter kontakta vårdcentralen digitalt, dels genom att använda Visibas lösning för automatiserad anamnes, triage och hänvisning – Visiba Triage.

Efter att vårdcentralen började jobba på ett nytt sätt med Visibas lösningar har de ökat antalet patienter per resurs från 175 till 225 per månad – på bara två månader. Samtidigt som vårdcentralen träffar fler patienter hanterar de mellan 20–25 % fler patientkontakter, med samma bemanning. Det beror främst på tre saker:

• Patienterna kan boka tid själva i stor utsträckning
• Alla ärenden är samlade på ett ställe
• Automatiserad anamnes och triage

Men låt oss börja från början.

Vårdcentralens utmaningar

Läget på nystartade Forsåker vårdcentral liknade det på många andra vårdcentraler i Sverige. Patientinflödet var stort, ärendena osorterade och medarbetarna drunknade i telefonsamtal.

”Hur svårt kan det vara?”

Så en morgon tog vårdcentralens chefer det första steget. De frågade sina medarbetare om de ville testa att förändra arbetssättet för att se om det gick att arbeta mer effektivt. Svaret – och inställningen – från kollegerna var ”hur svårt kan det vara?”. Och därmed var förändringen i gång.

God och öppen dialog är en nyckel

Arbetsgruppen tog för vana att prata ihop sig varje morgon, innan man började ta emot patienter, och lyfta vad som fungerade och inte.

– En god dialog på arbetsplatsen med korta informationsvägar var en förutsättning för att vi skulle kunna förändra vårt arbetssätt så snabbt. Det var också viktigt att vara transparent och att inte tvinga någon. De som ville började och övriga hängde på senare, förklarar chefen och specialistläkaren Joel Ellbin.

Målet – ett enkelt och smidigt inflöde

Målet var att skapa ett enkelt och smidigt inflöde av nya ärenden och att effektivisera det som kunde effektiviseras. En följd av det förändrade arbetssättet är att läkare och sköterskor blivit ett tajtare team, där läkarna är mer involverade och samarbetet mellan olika professioner tätare.

Patienter bokar själva via vårdplattformen

För att effektivisera verksamheten öppnade Forsåker vårdcentral upp för patienter att själva kontakta vårdcentralen och boka besök via deras digitala mottagning, som är byggd på Visiba Care. Det går att nå den digitala mottagningen via vårdcentralens hemsida och appen Forsåker vårdcentral och BVC.

Så funkar det

Patienterna får själva välja bland olika alternativ varför de söker kontakt. Visiba Triage hanterar de patienter som söker för nya besvär. Patienten får beskriva sina problem i fritext och svara på frågor i en automatiserad chatt. Svaren sammanställs till en anamnes och i nästa steg sker en automatiserad triagering till rätt profession och kontaktform. De andra valen i patientgränssnittet leder direkt till ett bokningsflöde eller en meddelandekonversation.

Medarbetarna får en tydlig översikt

Det nya sättet att arbeta innebär att medarbetarna får den information de behöver i form av en strukturerad sammanfattning, baserad på patientens svar i chatten. Anamnesen kan sedan enkelt föras över till journalen. I Visiba Care får medarbetarna även en tydlig översikt av antal nya ärenden, kontaktorsak och prioriteringsnivå.

Medarbetarna hinner träffa fler patienter

Det digitala arbetssättet frigör tid som tidigare gick till att ställa frågor till patienten i telefon.

– Nu får vi göra mer av det vi vill göra och det vi utbildat oss till. Vi hinner träffa patienter och ge dem god vård, i stället för att lägga tid på att göra en första vårdbedömning via telefon, hitta tider och boka om. Mycket ”runtomkringarbete” försvinner, berättar Joel.

Färre felbokningar med automatiserad triage

Fördomen att automatiserad triage skulle boka in felaktiga eller onödiga läkarbesök stämmer inte, enligt Joel. Någon enstaka patient har fått ett läkarbesök något snabbare än nödvändigt, men tidigare arbetssätt genererade en högre grad av felbokningar.

Patienten tar aktivt del i sin vård

Hittills har reaktionerna från patienterna varit mycket positiva. De slipper sitta i telefonkö för att få rådgivning och de kan själva välja en tid som passar. Patienten blir också mer aktiv i sin egen vård. Inför mötet med vårdcentralen får hen tid att tänka igenom sitt vårdbehov och beskriva det i text.

– Tack vare Visibas triagelösning kan en stor del av patientens sjukdomshistoria gås igenom redan innan patienten kommer till vårdcentralen. Patienten är väl förberedd, frågeställningen är klar och dialogen redan påbörjad. Det gör att ärenden som tidigare behövde två läkarbesök numera bara behöver ett, säger Joel.

Digitalt arbetssätt ger mer tillgänglig vård

Den digitala mottagningen har gjort vården mer tillgänglig, utan långa väntetider. Sedan april månad har 25 % fler patienter listat sig på vårdcentralen, eftersom ordet om den tillgängliga vårdcentralen spridit sig! Att hantera ett ökat antal patienter fungerar smidigt tack vare det nya, effektiva digitala arbetssättet.

Våga prova!

Till andra vårdcentraler som funderar på att införa digitala lösningar för att effektivisera arbetet skickar Joel med en positiv uppmaning:

– Våga prova! Gör om och gör rätt! Det är svårt att veta på förhand hur det blir, men med en nyfiken och positiv inställning blir det enklare. Tänk ”vi tror att det här kan funka, vi tror att det kan bli bra, ska vi prova?”  Då är det första steget taget.