software digital healthcare visiba care virtual clinic

Veiledning

Slik velger du den tekniske løsningen for digitale helsetjenester

Når dere har bestemt dere for å tilby en digital klinikk, er neste trinn å velge en teknisk løsning. Selv om digital transformasjon handler mer om virksomhetsutvikling enn selve teknologien, spiller valget av teknisk løsning en viktig rolle.

Innledning

Digital transformasjon handler ikke om å overføre en analog arbeidsmåte til en digital. Tvert imot er det viktig å prøve å frigjøre seg fra dagens arbeidsmåter og -funksjoner og i stedet stille seg følgende spørsmål:

  • Hvilke problemer skal systemet løse?
  • Hvem skal bruke det?
  • Hvordan sikrer dere at systemet dekker både dagens og fremtidens behov?
  • Hvor fleksibelt må systemet være, og hva ønsker dere å kunne tilpasse selv?
  • Hva er viktig når det gjelder sikkerhet?
  • Og fremfor alt – -hva ønsker dere å oppnå?

I denne veiledningen presenterer vi fem områder som dere bør ha i tankene, og som kan hjelpe dere med å finne en løsning som er riktig for nettopp deres virksomhet.

Fin lesning!

 

Fokuser på brukervennlighet og fleksibilitet

For at et nytt system skal bli ønsket velkommen i organisasjonen, må det gi verdi fra første dag. Brukervennlighet er essensielt og en forutsetning for at et system i det hele tatt skal kunne brukes. Fleksibilitet og tilpasningsdyktighet er en annen.

Hva innebærer et brukervennlig system?

For å lykkes med innføring av et nytt system må det være enkelt og intuitivt å bruke. Så fort systemet krever mer tid enn selve oppgaven, har det mistet sin verdi. For helseorganisasjonen er det nødvendig at både helsepersonell og administrativt personell raskt forstår hvordan de skal arbeide i systemet. Men kanskje er det enda viktigere at det er lett å forstå for pasientene. Mange pasientgrupper er fremdeles ikke vant til å bruke digitale verktøy. For å kunne tilby et likeverdig og inkluderende digitalt tilbud er det derfor svært viktig at systemet oppfattes som smidig og lett å bruke. Still derfor høye krav til leverandøren om hvordan de gjennomfører brukertester ved utvikling av nye funksjoner.

Hva innebærer et tilpasningsdyktig system?

I helsevesenet er det en rekke problemstillinger og behov man må forholde seg til. En og samme helseorganisasjon kan ha 100–1000 pasientprosesser og en rekke ulike avdelinger. Systemet som brukes, må da kunne tilpasses etter både helseorganisasjonen og pasienten.

Hvis dere i helsevirksomheten skal begynne å arbeide med et nytt verktøy på en ny måte, ønsker dere nok ikke at det skal være låst til bestemte arbeidsmåter og prosesser. De fleste virksomheter som begynner å arbeide med digitale verktøy, ønsker å kunne starte i liten skala og legge til flere funksjoner eller prosesser først etter at de har hatt mulighet til å teste og evaluere systemet.

Samtidig er det en stor fordel om dere selv kan håndtere enkelte tilpasninger og gjøre endringene som kreves for at virksomheten skal kunne tilby optimale interne arbeidsprosesser og pasientopplevelser. Hvis dere har mulighet til å utføre konfigurasjoner og tilpasninger på egen hånd, uten å involvere leverandøren, har dere friheten til enkelt å kunne teste og justere systemet, slik at dere raskere kommer frem til det som er riktig for dere.

Tenk langsiktig – invester i et fremtidssikkert system

For å komme frem til en informert beslutning om valg av teknisk løsning er det viktig å analysere behovene til helsevirksomheten. Samtidig er det nødvendig å tenke over hvordan egne og andres krav og forventninger vil endre seg i fremtiden. Hvis dere ønsker en utvikling i takt med fremtiden, er en SaaS-løsning et trygt, kostnadseffektivt og fleksibelt alternativ.

Hva er SaaS?

SaaS (Software as a Service, programvare som en tjeneste) er en skybasert programvare- og leveringsmodell som vanligvis tilbys som en dynamisk lisensmodell.

5 fordeler med en SaaS-løsning

1. Investering med lav risiko

Med en SaaS-løsning kan dere komme raskt i gang med minimale oppstartskostnader. Dere slipper dessuten å bekymre dere for drift og vedlikehold av systemet, og brukerne kan logge inn fra en hvilken som helst arbeidsstasjon, siden det ikke kreves lokal installasjon.

2. Dere kommer raskt i gang

Å kjøpe inn og eie, eller til og med utvikle en egen plattform, kan virke fristende. Men man glemmer ofte at dette ikke bare er enormt tids- og ressurskrevende, men at man også går glipp av den utviklingen som andre er med og skaper. Ved å velge en velprøvd SaaS-løsning som også brukes av andre helsevirksomheter, kan dere fokusere på kjernevirksomheten og komme raskere i gang med å tilby pasientene det digitale tilbudet.

3. Kontinuerlig utvikling

En anerkjent SaaS-leverandør arbeider ofte med mange kunder i lignende virksomheter, der alle bidrar til utviklingen av tjenesten. Da får dere tilgang til den nye utviklingen og kan legge til nye funksjoner etter hvert som de integreres i tjenesten. Dette sikrer at dere hele tiden har et system som oppfyller kravene som finnes på markedet.

4. Drift og vedlikehold er inkludert

Ettersom systemleverandøren håndterer drift og vedlikehold, trenger dere aldri å bekymre dere for dette, men kan i stedet fokusere på å levere gode helsetjenester til pasientene. Også oppgraderinger administreres sentralt av leverandøren, og det innebærer at dere slipper tidkrevende oppgraderinger av systemet på lokale arbeidsstasjoner.

5. En skalerbar løsning

Siden SaaS-tjenester ofte tilbys som en lisensbasert modell der dere betaler per aktive bruker, er det enkelt å starte i liten skala og deretter vokse gradvis. Dette gir dere fleksibilitet og mulighet til å teste og evaluere systemet og de nye arbeidsmåtene uten at det krever en stor investering. Når dere senere vil skalere opp, kan dere legge til flere lisenser etter behov.

 

Hva skal man tenke på når det gjelder integrasjon?

De fleste som arbeider i helsevesenet, må hver dag logge seg inn i flere ulike systemer for å kunne gjennomføre arbeidet. Det er ikke rart at mange derfor drømmer om et system som bare krever én innlogging til alt. Et nytt system som skal effektivisere virksomheten, kan likevel bety ytterligere en innlogging og mer administrasjon. Hvordan kan vi da sørge for at det nye systemet blir ønsket velkommen i virksomheten? Én måte er å sikre at det nye systemet kan integreres i eksisterende systemer.

Hvis dere ønsker at den nye løsningen skal kunne integreres med andre systemer, må dere stille krav til leverandøren om at systemet er klart for integrasjon og at det har en høy grad av teknisk interoperabilitet, det vil si mulighet til å fungere sammen med andre systemer. Et slikt system tilbyr åpne API-er, en slags nøkler som gjør at forskjellige systemer kan kommunisere med hverandre.

Men husk at integrasjon ikke er en forutsetning for at dere skal starte digitalisering av helseorganisasjonen. Det kan tvert imot være fordeler med å vente til dere har vært i gang en stund, slik at dere får mulighet til å teste, måle resultater og evaluere. Med disse erfaringene øker forståelsen for behov og volumer, og dere kan lettere finne ut om og når integrasjon er en forutsetning for å ta dere til neste nivå.

Still høye krav til sikkerhet

Sikkerhet er et problem som ofte diskuteres i forbindelse med digitale helsetjenester. Det er ikke så rart – informasjonssikkerhet og personvern er viktige aspekter som må tas i betraktning når helsepersonell kommuniserer og håndterer sensitive data digitalt. Samtidig må vi huske at digitalisering åpner for en rekke muligheter som bidrar til langt høyere sikkerhet enn dagens telefonsamtaler, brev og fakser.

Følgende fem punkter kan bidra til tryggere digital helsetjenester:

1. Autentisering – bekrefter identiteten

Et grunnleggende tiltak for å øke sikkerhetsnivået ved digitale tjenester er å sørge for at kommunikasjonen mellom helsepersonell og pasienter i plattformen autentiseres. Det vil si at brukerne for eksempel verifiserer identiteten sin før et videobesøk. Nivåer og metoder kan tilpasses etter land og behov, men i Sverige bruker leger vanligvis SITHS-kort for å logge inn, mens pasientene bruker BankID. Autentisering innebærer at du kan være sikker på at det er riktige personer som deltar i kommunikasjonen. Dette kan ikke kontrolleres i en vanlig telefonsamtale.

2. Kryptering – hindrer uautorisert tilgang til sensitiv informasjon

I helsesamtaler diskuteres det sensitiv og privat informasjon som det er avgjørende at ingen andre får del i. I rapporten För säkerhets skull (på svensk) som svenske Vårdanalys publiserte i 2017, svarte 8 % av de spurte at de holdt tilbake informasjon fra helsepersonell fordi de var redde for at uvedkommende skulle få tak i opplysningene. For å hindre at dette skjer, anbefaler vi at dere bruker kryptering. Ved å kryptere elektronisk overført informasjon i for eksempel videosamtaler eller meldinger, kan bare de deltakende partene få tilgang til informasjonen. For andre er informasjonen forvrengt og umulig å tolke uten spesielle nøkler.

3. CE-merking – garanti for et bestemt sikkerhetsnivå

Hvis et verktøy eller en plattform er CE-merket, betyr det at det oppfyller grunnleggende krav til sikkerhet, helse og miljø i henhold til de aktuelle EU-direktivene. Les mer om hva som kreves for å få et produkt CE-merket på EU-kommisjonens nettside.

4. GDPR og PDL (den svenske pasientdataloven) – regulerer datalagring

Alle pasientdata må lagres og håndteres i samsvar med GDPR og PDL. Det betyr blant annet at personopplysninger som ikke må lagres i henhold til PDL, slettes etter en avtalt tid når pasientens sak er avsluttet. Gjennom GDPR, som trådte i kraft i mai 2018 og erstattet PUL, ble reglene rundt lagring og personvern ytterligere strammet inn, og bryter man reglene, risikerer man nå høye bøter. Systemene og plattformene som brukes til digitale helsetjenester, må derfor kunne håndtere sletting og anonymisering av personopplysninger på en smidig og sikker måte.

5. Kloke brukere og smidige verktøy

Mange sikkerhetsspørsmål kan løses ved hjelp av teknologi, men det er samtidig viktig å tenke sikkerhet rundt alle daglige prosesser og rutiner. Videosamtaler gir pasienter og helsepersonell mulighet til å kommunisere uansett hvor de befinner seg, men sensitive spørsmål bør kanskje ikke diskuteres i omgivelser der andre personer er til stede.

For å komme i gang med sikkerhetsprosedyrer må verktøyene som brukes, være enkle. Personalet må få kunnskap om hvordan de skal håndtere dem, ellers risikerer man at de heller går over til mindre sikre løsninger.

 

Ting å tenke på ved innkjøp eller anskaffelse

Før dere går videre og kjøper inn et system for å kunne tilby digitale helsetjenester, kan det være lurt å se nærmere på hvordan leverandøren håndterer leveringsprosessen. Tilbys det hjelp og støtte ved innføring av det nye systemet, eller må dere selv ha ressurser på plass for innføring og opplæring? Har leverandøren tidligere erfaring fra nettopp deres type helsetjeneste?

En større offentlig helseorganisasjon som ønsker å digitalisere klinikkene sine, må i tillegg ha klart tydelige kravspesifikasjoner for anskaffelsen. For å kunne utarbeide en liste over konkrete krav trenger man først en grundig behovsanalyse – ulike virksomheter har ulike behov, og det er viktig å finne ut hva dere må ha og hva dere bør ha.

For alle helseorganisasjoner kan sjekklisten nedenfor være en støtte når man skal sette opp kravene til en leverandør eller ved en anskaffelse:

  • Hva ønsker dere å oppnå, og hvilke problemer forventer dere at tjenesten skal løse nå og på lang sikt? Kan dere vokse med systemet? Vær bevisst på hovedformålet med anskaffelsen, siden dette er hovedpoenget i kravsettingen.
  • Hva ønsker dere å kunne gjøre ved hjelp av tjenesten, og hvordan vil dere kommunisere med pasientene? Hva ønsker dere å kunne utføre? Anamneseopptak, betaling eller noe annet?
  • Hvordan har dere tenkt å arbeide med tjenesten? Vil dere jobbe med drop-in-besøk, timebestillinger eller oppfølgingsbesøk? Tenk over de ulike prosessene og behovene deres.Tenk over de ulike prosessene og behovene deres.
  • Hvilke forretningsområder skal bruke de digitale tjenestene? Hvis dere vil digitalisere flere virksomheter parallelt, må dere kanskje stille høyere krav til tilpasning av tjenesten.
  • Skal det være mulig å integrere tjenesten med andre systemer? Hvis dere ønsker muligheten til å integrere med eksisterende løsninger som journalsystem, bør dette fremgå i kravspesifikasjonene gjennom krav til åpne API-er.
  • Er det viktig at tjenesten viser varemerket deres til pasientene, eller fungerer det like bra med en app som allerede finnes på markedet? Hvis det førstnevnte er viktig, bør dere be om en såkalt White Label-løsning som gjør det mulig å tilpasse apper og webgrensesnitt i henhold til deres grafiske profil.
  • Har dere spesifikke sikkerhetskrav? Formuler tydelige krav til sikkerhet, også i henhold til gjeldende lovgivning, selv om dette i dag kan regnes som en hygienefaktor.

Ta deretter en ekstra runde og tenk gjennom hvilke krav dere vil stille til en og samme leverandør. Overvei muligheten for å bruke ulike leverandører med fokusområder som utfyller hverandre.

Til slutt – se gjerne på hvordan andre har gjort det. Offentlige anskaffelser er nettopp offentlig, og det er mye å lære av andres eksempel.

Vi er her for deg hvis du vil diskutere mer eller har ideer!

Vil du vite mer?

Kontakt oss på valgfri måte for å snakke om digitalisering på klinikken

Kontakt oss