5 tips før en videokonsultasjon

Veiledning

Din komplette veiledning for trygge videokonsultasjoner

14 tips for profesjonelle videokonsultasjoner

Innhold

Er digitale konsultasjoner nytt for deg? I begynnelsen er det lett å føle seg usikker foran kameraet, men det er mange tips og triks du kan bruke for å overvinne den følelsen. Vi har laget en veiledning og en sjekkliste med 14 tips som skal hjelpe deg til å føle deg like trygg i videosamtalen som ved et fysisk besøk.

Start med å bruke litt tid på å tilpasse arbeidsstasjonen til den digitale konsultasjonen, og husk at – akkurat som ved et fysisk besøk – pasienten står i sentrum. Med dette i mente, og ved hjelp av tipsene nedenfor, vil de kommende videokonsultasjonene gå som en lek.

Innhold:

  • Forbered arbeidsstasjonen
  • Ting du bør tenke over når det gjelder lys og lyd
  • Lage en samtalestruktur
  • Ting du bør gjøre før din første videokonsultasjon
  • Sjekkliste med tips

 

1. Forbered arbeidsstasjonen

Det er alltid bra å være godt forberedt. Kontroller at du har alt du trenger før den første videokonsultasjonen, både når det gjelder teknologi og dokumentasjon. Kontroller at du har god tilkobling og tilgang til pasientjournalen.

Hvis pasienten har gitt informasjon om symptomer før samtalen, må du sette deg inn i disse og hente frem relevante informasjonskilder (for eksempel nettsider) som det kan være ønskelig å ha tilgang til eller dele med pasienten i løpet av konsultasjonen.

2. Sørg for at du ikke blir forstyrret

Sørg for å informere omgivelsene dine om at du ikke vil forstyrres under konsultasjonen. Dette gjelder enten du befinner deg på kontoret eller har valgt å holde konsultasjonen hjemmefra eller et annet sted. Velg et stille rom, slå av telefonen (eller slå på flymodus) og heng et skilt på døren . Har du ikke noe skilt? Ikke noe problem, vi har laget et skilt i høy oppløsning som du kan skrive ut.)

3. Invester i et hodesett av god kvalitet

Opplevelsen av en digital konsultasjon påvirkes sterkt av lydkvaliteten på mikrofonen og hodetelefonene. Ved å investere i et godt hodesett unngår du grumsete lyd, ekko og gjentakelser. Dårlig lydkvalitet kan påvirke hvordan du oppfører deg foran kameraet.

Dårlig lydkvalitet påvirker hvordan du oppfører deg i møtet.

Et hodesett gir deg også andre fordeler. Du har hendene fri til å gjøre notater eller klargjøre instruksjoner, og det blir enklere å bruke funksjoner som å chatte eller dele skjermbilder eller andre bilder i løpet av samtalen. Men kanskje viktigst – du beskytter pasientens privatliv ved å sørge for at uvedkommende ikke kan høre hva pasienten sier.

4. Godt lys er viktig

Regel nummer én når det gjelder belysning er å unngå lys bakfra, da dette skaper en mørk profil som gjør at pasienten har problemer med å se deg.

Hvis det er et vindu eller en sterk lampe i rommet, må du plassere arbeidsplassen og datamaskinen på en måte som gjør at lyset kommer rett på eller skrått mot deg. Ha gjerne et omgivelseslys som gir en jevn spredning i rommet, enten rett over deg eller litt på skrå over og foran deg.

5. Ha en ren og rolig bakgrunn

Tenk på hva som er synlig på bildet fra pasientens perspektiv. Lag en rolig bakgrunn og fjern ting som kan distrahere pasienten mens konsultasjonen pågår. Unngå å ha personlige gjenstander eller fotografier bak deg. Husk at hvis pasienten har mobiltelefonen i horisontal stilling eller har logget inn via en datamaskin, er et bredt område av bakgrunnen din synlig. Derfor kan det være nyttig at du prøver å være pasient selv og lar en kollega sitte på din plass før du gjennomfører ditt første pasientmøte.

6. Ha en god holdning

Når du sitter foran en skjerm i en videokonsultasjon, kan det føles naturlig å lene seg fremover mot den du snakker med. Men en fremoverlent holdning kan se litt merkelig ut fra pasientens perspektiv.

Sitt heller med rett rygg et stykke fra kameraet, slik at skuldrene vises på bildet – eller prøv å stå oppreist. Da får du helt naturlig en rettere holdning og gir et mer profesjonelt inntrykk. Hvis skjermen står for lavt kan du legge noen bøker under den, slik at kameraet er i ansiktshøyde.

7. Se inn i kameraet for å skape øyekontakt

Øyekontakt skaper trygghet, ikke minst i en digital konsultasjon. Hvis du ser på videobildet av pasienten, vil det se slik ut for pasienten:

For at pasienten skal oppleve at du møter hans eller hennes blikk, må du regelmessig se inn i kameraet i stedet for på videobildet av pasienten. Synes du det er vanskelig å huske på å se inn i kameraet, kan du sette et lite merke ved kameraet som tiltrekker blikket ditt til du blir vant til situasjonen.

8. Skjermen er din andre bakgrunn

Hvis plattformen du bruker til digitale helsetjenester muliggjør skjermdeling, er det viktig å vurdere hvilke filer du har åpne på datamaskinen og hvilken skjermbakgrunn du har. Sørg for å ha en rolig og nøytral bakgrunn, og at det ikke ligger konfidensielle filer på datamaskinens skrivebord. Skjul gjerne bokmerkelinjen (Ctrl/Cmd+Shift+B), lukk nettsider du ikke trenger i den planlagte samtalen, og slå av pushvarser hvis du har dem aktivert på datamaskinen. Husk også at pasientene ofte blir med i videosamtalen via mobiltelefonen og ikke fra en datamaskin. For å sikre at pasientene ser det du vil at de skal se, er det derfor lurt å redusere vinduet og sentrere det på skjermen.

9. Lage en samtalemal

Det kan være nyttig å ha en samtalemal eller struktur for å sikre at du ikke går glipp av noe viktig i løpet av konsultasjonen. Et forslag til en struktur kan for eksempel være å begynne med en hilsen, kontrollere at teknologien fungerer (kan du se og høre meg?), fortelle hva du allerede vet, be pasienten om å beskrive sine problemer med egne ord, følge opp med spørsmål, beskrive de neste trinnene og deretter kort oppsummere hva som ble sagt i møtet.

10. Snakk tydelig og langsomt

Noen ganger kan det oppstå en forsinkelse når lyd sendes digitalt. Derfor er det viktig at du snakker tydelig, langsomt og helst litt høyere enn vanlig. Det kan føles litt rart å snakke overtydelig, men mottakeren vil sannsynligvis oppfatte deg som profesjonell og trygg.

11. Ha en plan B hvis teknologien svikter

Uansett hvor godt et verktøy er, kan teknologien svikte, og da er det klokt å en alternativ kontaktkanal i beredskap. Fungerer ikke lyden? Bruk chatten til å informere pasienten om at dere kan fortsette konsultasjonen i en annen kanal. Har pasienten problemer med teknologien? Ha noen løsninger klar for å takle de vanligste feilene, for eksempel at pasienten ved et uhell slår på «stillemodus» eller ikke har klart å stille inn kameraet til «selfie-modus». Hvis problemet vedvarer i mer enn noen få minutter, kan det være best å fortsette konsultasjonen i en annen form, for eksempel i en vanlig telefonsamtale.

Hvis teknologien ser ut til å være ekstra ustabil en dag, kan det være nyttig å diskutere andre møtealternativer med pasienten helt fra starten.

12. Unngå en brå avslutning

Når konsultasjonen går mot slutten, bør du informere pasienten om dette på en tydelig måte. Oppsummer hva dere har snakket om, og gjenta gjerne neste trinn. Ved å smile eller løfte hånden til en kort hilsen viser du pasienten at du er klar til å legge på. La pasienten avslutte samtalen først.

13. Ta gjerne notater, men informer om at du gjør det

Informer gjerne pasienten hvis du vil ta notater i løpet av samtalen. Da forstår pasienten hvorfor du ser bort fra tid til annen.

14. Øvelse gjør mester

Mestring er et resultat av erfaring. Øv gjerne med kolleger der dere skifter på å være både pasient og helsepersonell, for å få en forståelse av hvordan det hele ser ut fra ulike perspektiver. Gjør deg kjent med alle funksjonene til verktøyet, slik at du vet hvor og hvordan du utfører forskjellige trinn. Evaluer treningsøkten sammen og noter hva som gikk bra og hva som må forbedres. Det vil gjøre deg tryggere i møtet med den virkelige pasienten.

Og til slutt – husk at det kan ta litt tid å venne seg til den nye måten å møte pasienter på. Alle har vært nybegynner en gang, og etter å ha øvd noen ganger vil du sannsynligvis føle deg trygg i videosamtalen. Kanskje oppdager du også nye måter å behandle pasienten på, for eksempel at pasientens hjemmemiljø kan bli en del av verktøykassen din.

For at du skal ha tipsene ovenfor lett tilgjengelig, har vi samlet alle punktene i en sjekkliste som du kan klippe ut og sette opp som en påminnelse på arbeidsplassen din.

 

Vil du vite mer?

Kontakt oss på valgfri måte for å snakke om digitalisering på klinikken

Kontakt oss